TATA RUANG KANTOR

A.    KONSEP DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN

a.      Perkantoran Atau Kantor

Perkantoran atau kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. “Kantoor” dan “office” kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor, lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data atau informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data atau informasi. Dengan demikian pengertian kantor adalah tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data dan informasi. Kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan yang bersifat administratif atau kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Dengan kata lain, kantor berfungsi sebagai suatu wadah atau tempat sekumpulan orang untuk melaksanakan kegiatan tatausaha terlaksana untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan sasaran. Dari sudut manajemen, manajemen perkantoran merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor. Dari sudut sasaran, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

b.      Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan adalah sasaran atau arah aktivitas organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai. Langkah-langkah untuk mencapai sasaran dapat dilukiskan apabila tujuan telah diketahui dan dirumuskan secara tertulis. Kebutuhan informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran adalah mendesain formulir, membuat prosedur kerja, pencatatan, pengarsipan, mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data menjadi informasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, Perkembangan manajemen perkantoran harus mencakup:

1.      Peningkatan efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secara menyeluruh dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.

2.      Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan.

3.      Penyusunan sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.

Tujuan utama dari sebuah kegiatan perkantoran adalah :

1. Kepegawaian perkantoran (Office Personel)
2. Metode perkantoran (Office Methods)
3. Perlengkapan perkantoran (Office Equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical Factor)
5. Biaya perkantoran (Office Costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (Office Policies)

c.       Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran

1.      Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja.

2.      Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

3.      Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4.      Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.

5.      Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus-menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6.      Sistem manajemen arsip / warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.

7.      Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian dan panduan perintah.

8.      Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.

9.      Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

Dari prinsip-prinsip di atas, dapat disimpulkan secara garis besar ;

1.      Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen.

2.      Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut.

3.      Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan.

4.      Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan.

5.      Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor.

6.      Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja

d.      Fungsi Kantor

1.      Menerima informasi (to receive information)

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2.      Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information)

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi. transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.

3.      Mengatur informasi (to arrange information)

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan dan pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, dan laporan pada umumnya.

4.      Memberi informasi (to give infinmation)

Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan anggaran, faktur,kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.

5.      Melindungi aset (to safeguard assets)

Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan persediaan, sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank.

6.      Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha, dan humas.

7.      Perantara, Koordinator, dan penghubung dengan publik

Pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian dalam organisasi. Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi serta mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi.

e.       Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran  menyangkut penampilan fisik kantor, terutama yang berkaitan dengan desain gedung dan sarana prasarana, kebutuhan organisasi termasuk lokasi bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan kebutuhan eksekutif kantor, tempat pekerjaan dilakukan, sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan, dan peralatan dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan.

Manajemen perkantoran memberikan informasi yang berkualitas dengan menggunakan sumber daya secara efisien sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang berkualitas. Dengan demikian, organisasi dapat bertahan dengan memberikan pelayanan terbaik kepada stakeholder organisasi tersebut.

f.       Tugas Dan Persyaratan Manajer Kantor

Tugas seorang manajer :

1.      Pekerjaan perkantoran pada umumnya, rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat, menganalisis informasi, dan lain-lain.

2.      Sistem perkantoran, perencanaan perkantoran dengan berbagai prosedurnya dirancang sederhana dan mudah dimengerti untuk mencapai efisiensi.

3.      Organisasi perkantoran, mencakup aktivitas pegawai, penggolongan pekerjaan dan pembagian tugas.

4.      Komunikasi perkantoran, pelaporan manajerial, dan manajemen kearsipan.

5.      Kontrol perkantoran, dikaitkan dengan perencanaan sistem perkantoran.

6.      Penyederhanaan pekerjaan perkantoran, apabila hasil kontrol tidak sesuai, maka perlu diadakan penyempurnaan yang berkaitan dengan metode.

7.      Tataruang perkantoran dan perlengkapan perkantoran, segala hal yang mencakup dengan kantor sebagai tempat pelaksanaan pekerjaan dan sarana kelancaran kerja,

8.      Studi perkantoran, perkembangan manajemen perkantoran dalam dunia modern yang berhubungan dengan pendidikan dan latihan seorang manajer dalam membimbing kemajuan dan kecakapan para pegawai.

Persyaratan seorang manajer :

1.      Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan)

2.      A practical background (latar belakang praktek)

3.      Managerial training (latihan manajerial)

4.      Ability to express oneself (kemampuan mengungkapkan diri)

5.      An open attitude (sikap terbuka)

6.      Curiosity (keingintahuan)

7.      Creativeness (kreativitas)

8.      Sound judgement (pertimbangan sehat)

9.      Sales ability (kemampuan menjual gagasan)

10.  Patience (kesabaran)

11.  Emotional control (pengendalian emosi)

12.  Co-operativeness (kemampuan kerja sama)

13.  Enthusiasm (antusias/bergairah,semangat)

14.  Sincerity (ketulusan)

15.  Tact (kebijaksanaan)

Seorang manajer hendaknya memiliki pendidikan dan latihan yang tepat dan ciri perwatakan yang cocok dengan tugasnya, kemampuan melimpahkan pekerjaan dan kecakapan dalam organisasi, melihat semua urusan secara keseluruhan dan menghargai segi teknis administrasi yang terperinci, kualitas kepribadian yang penting yaitu leadership (kepemimpinan) kemampuan membangkitkan gairah, memberikan inspirasi dan membimbing para pegawai, menghasilkan yang terbaik dari pekerjaan orang-orang dan mampu membuat mereka bekerja sama dalam tim.

g.      Pengertian, Ciri-Ciri, Dan Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran

Pengertian Pekerjaan Perkantoran

Pekerjaan yang umumnya berkaitan dengan tugas-tugas manajemen kantor seperti surat menyurat, menulis laporan, ringkasan rincian dan sebagainya.

Peranan Pekerjaan Perkantoran/Tata Usaha

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu;

1.      Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Karakteristik/Ciri-Ciri Pekerjaan Perkantoran

Banyaknya peranan pekerjaan tatausaha, maka kegiatan tatausaha mempunyai ciri-ciri utama:

1.      Memberikan pelayanan. Hal ini mengandung makna bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. Ini berarti kantor sebagai unit yang tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan.

2.      Merembes dan dilaksanakan oleh segenap bagian dalam organisasi, kegiatan manajemen kantor berdampak pada unit-unit lain dan diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan pada seluruh organisasi. pekerjaan kantor terdapat pada semua unit-unit yang ada dalam organisasi saling bersangkutan. Meskipun unit tersebut tidak dispesifikkan mengerjakan pekerjaan kantor, tetapi disana tetap ada aktivitas kantor.

3.      Hasil akhirnya berupa informasi. Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data-data yang bisa dipercaya untuk kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi dari kantor antara lain: pimpinan, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, karyawan organisasi dan lain sebaganya. Tentunya informasi yang disampaikan dibatasi oleh aturan organisasi dan hukum yang berlaku.

Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor banyak sekali macamnya, secara garis besar meliputi:

1.      Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

2.      Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3.      Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya.

6.      Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh kegiatan pekerjaan perkantoran :

penanganan surat, penerimaan tamu, pelayanan telepon, pengarsipan surat, pembuatan laporan dan lain-lain.

B.     SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

a.      Pengertian Perencanaan Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok di dalam suatu organisasi. Secara terperinci aktivitas perencanaan menyangkut penetapan tujuan, haluan, prosedur dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :

1.      Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.

2.      Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran

3.      Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.

b.      Manfaat Sistem Perkantoran

1.      Kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

2.      Pengurangan keterlambatan dan hambatan, Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan dan Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha

3.      Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi dan Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha

c.       Azas-Azas Sistem Perkantoran

1.      Arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan

2.      Menghindari terjadinya kekembaran kerja, tulis-menulis yang tidak perlu, perjalanan mondar mandir yang tidak perlu.

3.      Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja, menjaga jumlah karyawan dan perbekalan kertas minimum, menghindari pengecekan yang tidak perlu

4.      Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin dan berdasarkan azas kesederhanaan

d.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Merupakan suatu sistem pemrosesan data spesifik yang dirancang untuk melengkapi manajemen dengan informasi mutakhir, signifikan dan proyektif dalam waktu yang nyata

Produknya dalam bentuk informasi akan disajikan kepada fungsi-fungsi lain yang relevan dan membutuhkan, salah satunya adalah fungsi kepemimnpinan. Pimpinan membutuhkan informasi terutama untuk membuat keputusan. Karena itulah Manajemen Perkantoran Modern bekaitan dengan ketatausahaan yang mengelola informasi dengan bantuan SIM dan proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh pemimpin organisasi,

e.       Manfaat Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1.      Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara Sistem Informasi,

2.      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan Sistem Informasi secara kritis, Mengembangkan proses perencanaan yang efektif,

3.      Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung Sistem Informasi,

4.      Mengantisispasi dan memahami konsekuensi ekonomis dari Sistem Informasi dan teknologi baru, dan Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

f.       Unsur-Unsur Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:

Sumber daya  :   berupa data yang kemudian menjadi informasi.

Hampiran        :   kerangka sistem.

Aktivitas         :   pengolahan (processing)

Perlengkapan   : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan   otomasi.

g.      Kegiatan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pengumpulan data (Input)      : Pengamatan langsung, wawancara, angket, dan lain-lain.

Pengolahan data (Processing)  : capturing (pencatatan), verifying (pemeriksaan), classifying (penggolongan), penyusunan/sortir, summarizing (peringkasan), calculating (perhitungan), storing (penyimpanan), retrieving (pengambilan kembali), reproduksi, dan Disseminating – Communicating (penyebaran-pengkomunikasian)

Penyimpanan data dan Penyajian informasi (Output)

h.      Sistem Informasi Manajemen Yang Efektif

1.      Data atau informasi itu terdapat kesesuaian antara yang memerlukan dengan yang menyiapkan tepat waktu,

2.      Pemberi data atau informasi dapat memahamai orang atau bagian yang membutuhkan data, seperti sikap dan emosinya

3.      Informasi diberikan sesuai dengan situasi tempat diterimanya informasi atau data,

4.      Bentuk informasi dapat diterima oleh yang memerlukan, dan Data atau informasi diolah dengan mekanisme yang cepat dan tepat

C.    PENGORGANISASIAN PERKANTORAN

a.      Pengertian Pengorganisasian

Proses menghubungkan orang-orang yang terlibat dalam organisasi tertentu dan menyatupadukan tugas dan fungsinya dalam organisasi dengan cara pembagian tugas.

Organisasi adalah tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaat kan sumber daya (uang, material, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Struktur organisasi kantor adalah pola hubungan antar anggota organisasi, tugas-tugas yang harus dijalankan oleh mereka, struktur-struktur satu sama lain saling bergantung, aktivitas organisasi harus direncanakan, diorganisasikan, diarahkan, dikendalikan secara formal demi mencapai tujuan organisasi. 

b.      Tujuan Pengorganisasian

1.      Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya)

2.      Organisasi mempengaruhi koordinasi, Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan, Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas

3.      Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas .

c.       Sentralisasi Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Sentralisasi

a. Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi)

1) mudah menyeragamkan cara kerja

2) mudah melakukan pengawasan

3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat.

b. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi)

1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani

2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat

Spesialisasi Kerja

Seluruh pekerjaan di dalam organisasi tidak dikerjakan oleh satu orang melainkan dipecah ke dalam sejumlah langkah yang masing-masing dipegang oleh orang berbeda. Seorang manajer juga patut menekankan pada efisiensi yang bisa dicapai lewat spesialisasi kerja. Spesialisasi kerja ini juga kerap disebut pembagian kerja (division of labor). Ketika spesialisasi diguna kan pekerja fokus pada satu tugas. Pekerjaannya cenderung berlingkup sempit tetapi dapat menunjukkan kerja yang efisien. spesialisasi kerja memiliki sejumlah kekurangan. Dengan spesialisasi yang terlalu banyak, para pekerja terisolasi dan mengerjakan satu pekerjaan yang membosankan, sempit, sehingga menjenuhkan mereka sehingga banyak organisasi melakukan rotasi pekerjaan lewat pembentukan tim-tim kerja serta menantang para pekerja untuk membuktikan kemampuan mereka di jenis pekerjaan lainnya.

d.      Sekretaris Dan Unit Kesekretariatan

Sekretaris adalah orang yag membantu dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan tugas manajemennya.

Jenis Sekretaris

1.      Sekretaris pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam pengurusan warkat.

Menyangkut  tugas – tugas yang berkenaan dengan korespondensi, misalnya : pengarsipan, membuat  undangan pertemuan. Sekretaris pimpinan biasanya disebut pula sebagai sekretaris pribadi (private secretary). Contoh sekretaris pimpinan : Sekretaris Menteri, Sekretaris Direktur, dan Sekretaris Rektor.

2.      Sekretaris organisasi sebagai pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi.

Meliputi : pengorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), informasi (tata keterangan), personalia (tata kepegawaian), financial (tata keuangan), material (tata perbekalan), dan relasi publik (hubungan masyarakat). Contohnya : Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Negara, dan Sekretaris Direktorat Jenderal.

3.       Sekretaris organisasi sebagai pejabat pembantu dalam bidang politik.

Sekretaris tersebut menjalankan tugas yang ada hubungannya dengan politik.

4.       Sekretaris sebagai pejabat pimpinan administrasi dan politik.

Dalam hal ini seorang sekretaris bukan sebagai pembantu, melainkan sebagai atasan. Pekerjaannya meliputi : unsur administrasi dan hal – hal yang berbau politik, misalnya : Sekretaris Perserikatan Bangsa – Bangsa.

Dengan kata lain jenis sekretaris ini adalah sekretaris jenderal pada tingkat internasional, sekretaris di tingkat pemerintahan nasional dan sekretaris pada tingkat lokal.

Tugas Sekretaris

1.      Tugas rutin yaitu tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Contohnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan, dan menerima telepon.

2.      Tugas khusus yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Contohnya : membuat perjanjian, mengirim faximile.

3.      Tugas yang bersifat kreatif yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal – hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang menunjang atau mendukung kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.

4.      Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yaitu tugas yang berhubungan dengan manusia, yang didalamnya meliputi : tugas rutin, khusus, maupun tugas kreatif.

D.    TATA TULIS BAHASA INDONESIA MENURUT EYD

a.      Pemakaian Tanda Baca

Meliputi tanda titik (.), koma(,), titik koma(;), titik dua(:), tanda hubung(-), tanda pisah(--), elipsis(...), tanda tanya(?), tanda seru(!), tanda kurung( ( ) ), tanda kurung siku( [ ] ), tanda petik(“), petik tunggal(‘), garis miring(/), penyingkat(`).

b.      Pemakaian Huruf Dan Angka

Meliputi huruf kapital ( A,B,C,D...)  dan huruf miring (A,B,C,D...)

Meliputi angka (arab, romawi dan lain-lain) dan bilangan (cacah, utuh, pecahan dan sebagainya).

c.       Pemakaian Kata

meliputi Kata Dasar, Kata Turunan, Bentuk Ulang, Gabungan Kata, Kata Depan, Partikel,
Kata Ganti ku-, kau-, -ku, -mu, dan -nya, Kata si dan sang, singkatan dan akronim, suku kata dan sebagainya.

E.     ETIKA MENERIMA TAMU DAN TELEPON DI KANTOR

a.      Menerima Tamu

1.      Reception.

Menghormati setiap tamu yanga datang di kantor dan sikap menolong. Menanyakan dan mencatat nama perusahaan serta tujuan kedatangan. Sementara orang berpendapat bahwa biasanya reputasi perusahaan tumbuh bersama dengan bagaimana para pegawainya melayani para tamunya. Sebagai receptionis, baik itu dilakukan oleh sekretaris maupun satpam (bagian depan) harus sensitif, yaitu harus pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya. Di samping itu juga harus sopan dan penuh pertimbangan (mengerti kebutuhan tamu). Jangan lupa tunjukkan sikap baik dan bersahabat saat bertemu dengan kenalan baru.

2.      Penampilan kantor.

Penampilan umum kantor dan atasan adalah ikatan yang menggambarkan bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya. Kantor yang berantakan mencerminkan pelayanan yang senada. Sekretaris berkewajiban untuk mengembangkan tempat kerja yang rapi, efisien, aktif tapi terkendali, serta memberi sentuhan – sentuhan pribadi, sehingga tamu merasa diperlakukan secara personal.

3.      Reservation.

Mengatur perjalanan, makan siang atau malam, hotel, rapat, pembawa acara, dan sebagainya. Tugas tersebut harus siap dilakukannya setiap saat bahkan pada detik – detik terakhir karena selalu ada kemungkinan yang tidak terduga, seperti : tamu yang datang dengan tiba – tiba, gagal memenuhi janji, dan rapat mendadak.

b.      Bertelepon

Etika umum dalam bertelepon, antara lain :

1.      Angkatlah pesawat segera setelah telepon berdering, jangan lebih dari tiga kali.

2.      Ucapkan salam (selamat siang, malam, atau pagi), dan sampaikan identitas diri (nama bagian atau perusahaan), serta hindarkan kata hallo.

3.      Berbicaralah dengan nada atau intonasi yang baik, serta volume suara yang tidak terlalu keras (mempesona).

4.      Apabila salah sambung, berlakulah sopan dan tunjukkan yang benar apabila mengetahui alamat atau nomor pesawat yang dituju.

5.      Jangan meletakkan pesawat telepon sebelum orang yang bertelepon meletakkan pesawat telepon terlebih dahulu.

F.     TATA RUANG KANTOR

a.      Pengertian Tata Ruang Kantor

Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.

b.      Perencanaan Tata Ruang Kantor

Azas-Azas Penataan Ruang Kantor Yang Baik
Terdapat kurang lebih empat azas pokok dalam penataan ruang kantor yang baik.
1. Azas jarak terpendek ialah suatu tata letak ruang kantor dimana proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif.
2. Azas rangkaian kerja ialah penempatan para karyawan dan alat-alat kantor yang dirunut rangkaiannya agar sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan.

3. Azas penggunaan segenap ruangan ialah tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk di dalamnya secara vertical ke atas dan ke bawah. Azas ini menggunakan sistem pemaksimalan suatu ruangan. Azas ini sangat baik digunakan bagi suatu ruang kerja yang kecil namun menuntun tempat penyimpanan yang cukup luas.

4. Azas perubahan, dapat dilakukan apabila tata letak suatu ruang kerja diharuskan untuk berubah karena alasan-alasan 3 hal di atas. Perubahan tata letak kantor dapat digunakan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor. Azas-azas ini sejalan dengan besar-kecil berat-ringan perabotan ruang kerja yang digunakan.

c.       Jenis Tata Ruang Kantor

1.      Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam     beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar.

2.      Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

d.      Penyusunan Perabot

Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1.      Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2.      Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Pedoman Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. Pihak luar yang datang ke kantor mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

e.       Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor

Suara

1.      Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja

2.      Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.

Warna

Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih.
Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai. Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.

1.      Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi.

2.      Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira.

3.      Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih, 88% campuran warna puutih dan hijau, 83 % warna abu-abu
81 % warna gading.

Cahaya
Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu
Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan. Cahaya terbagi 4 yaitu :

              i.      Cahaya langsung seperti lampu-lampu

            ii.      Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca.

          iii.      Cahaya setengah tak langsung.

          iv.      Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata. 

Udara

Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
2. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
3. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja

G.    PERLENGKAPAN PERKANTORAN

a.      Jenis Perlengkapan Perkantoran

Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dan sebagainya. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

              i.      Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dan sebagainya.

            ii.      Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dan sebagainya.

b.      Jenis Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor. Misalnya mesin ketik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy, mesin hitung, mesin dikte dan sebagainya. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dan sebagainya.

c.       Jenis Perabot Kantor

Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang
berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot
kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dan sebagainya.

d.      Mengelola Perlengkapan Kantor

              i.      Pengadaan, Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah di tentukan melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa.

            ii.      Penyimpanan, Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administrative (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ).

          iii.      Pengeluaran, Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan bon permintaan dan harus di catat pada buku pengeluaran barang.

          iv.      Pemeliharaan, Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai saat diperlukan.

            v.      Penghapusan, Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.